Conditions Generales de Vente

Les conditions générales de vente seront appliquées à tous les salons organisés par la Société Ultim Events. Vous vous engagez avant l’achat de votre billet à les respecter. 

Version applicable à compter du 01/01/2021

 

 

ARTICLE 1 - Dispositions générales des Conditions Générales de Vente

 

1.1. Champ d’application

 

Les présentes Conditions Générales de Vente s’appliquent à l’achat de tous billets, PASS d’entrée et Extras, permettant d’accéder aux salons et événements privés organisés par la société ULTIM EVENTS.

 

Ces Conditions Générales de Vente s'appliquent à l'exclusion de toutes autres conditions. Elles prévaudront, le cas échéant, sur toute autre version ou tout autre document contradictoire.

 

Sauf preuve contraire, les données enregistrées par la société ULTIM EVENTS constituent la preuve de l'ensemble des transactions.

 

1.2. Opposabilité des Conditions Générales de Vente

 

Les Conditions Générales de Vente sont mises à votre disposition sur le site www.ultimevents.com où elles sont directement consultables, et elles peuvent également vous être communiquées sur simple demande par téléphone, courrier électronique ou courrier postal.

 

Les Conditions Générales de Vente vous sont opposables et vous reconnaissez, en cochant une case prévue à cet effet, en avoir eu connaissance et les avoir acceptées avant de passer commande.

 

La validation de la commande par sa confirmation vaut adhésion aux Conditions Générales de Vente en vigueur au jour de la commande dont la conservation et la reproduction sont assurées par la société ULTIM EVENTS conformément à l'article 1127-2 du code civil.

 

 

1.3. Modification des Conditions Générales de Vente

 

La société ULTIM EVENTS se réserve la faculté de modifier ses Conditions Générales de Vente à tout moment.

 

En cas de modification, les Conditions Générales de Vente applicables sont celles en vigueur à la date de la commande.

 

 

1.4. Nullité partielle

 

La nullité d'une clause contractuelle n'entraîne pas la nullité des Conditions Générales de Vente, sauf s'il s'agit d'une clause déterminante ayant amené l'une des parties à conclure le contrat de vente.

 

L'inapplication temporaire ou permanente d'une ou plusieurs clauses par la société ULTIM EVENTS ne saurait valoir renonciation de sa part aux autres clauses des Conditions Générales de Vente qui continuent à produire leurs effets.

 

ARTICLE 2 – PASS et Extras

2.1 Commande des PASS et des Extras

 

Les prix des PASS et des Extras sont indiqués sur le site en euros toutes taxes comprises.

 

Les frais de la billetterie s’élevant à 2,50 % du prix de la transaction s’ajoutent au prix des PASS et des extras figurant sur le site internet.

 

La société ULTIM EVENTS se réserve le droit de modifier ses prix à tout moment. Les PASS et extras seront facturés sur la base des tarifs en vigueur au moment de l’enregistrement de la commande.

Pour valider la commande, vous devez fournir vos coordonnées (notamment nom, prénom, adresse électronique valide, les informations relatives à votre carte de paiement) et le nom de tous les participants. 

Vous pouvez accéder aux données personnelles communiquées sur simple demande selon les conditions et modalités exposées à l’article 11 ci-après.  

Les informations demandées ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la gestion du contrat, de la relation client et à la fourniture des PASS et Extras.

Vous pourrez prévisualiser votre commande et choisir un mode de paiement parmi ceux proposés sur le Site.

 

Un récapitulatif de commande sera affiché sur votre écran, reprenant les informations relatives à l’évènement choisi, au nombre de PASS réservés et aux Extras éventuellement choisis, et précisant le prix total TTC de votre achat.

Vous pourrez alors modifier ou corriger votre commande.

Pour valider la commande, vous devez accepter les présentes Conditions Générales de Vente en cochant la case prévue à cet effet.

La vente ne sera considérée comme définitive qu'après paiement de l’intégralité du prix des PASS et Extras éventuels.

2.2. Utilisation des Billets - Pass, Bracelets et Extras :

 Il est obligatoire d'être munis d'un PASS pour accéder à l'événement ainsi que pour acheter et accéder aux Extras. Vous n'êtes pas autorisés à acheter de ticket autre (appelés extras comme les photos, autographes, meeting room ou tout autre ticket donnant accès à des activités l’évènement) sans avoir préalablement acheté un PASS d’entrée.

 

Ces PASS sont expressément nommés PASS. Vous devez nous fournir à l’achat de votre PASS les noms des participants. Le billet reste nominatif et non modifiable sauf autorisation préalable de la société ULTIM EVENTS. Seul le titulaire du billet original dont le nom figure sur le billet pourra le retirer et l’utiliser, le billet sera perdu s’il est présenté ou demandé par une tierce personne.  Il n’y a aucune exception à cette règle sauf autorisation préalable contraire de l’organisme. 

Pour le retrait du PASS, une pièce d’identité avec photo vous sera demandée ainsi que tous les documents justificatifs de vos achats, reçus par Mail. Sans le PASS et vos extras, l’accès au salon vous sera interdit.

Lors du contrôle à l'entrée du lieu de l'événement, une pièce d'identité, avec photo, en cours de validité pourra vous être demandée et elle devra correspondre au nom inscrit sur le PASS.

 

Le port du Bracelet/Badge est obligatoire pendant tout le temps de l'événement, et à présenter aux personnes du Staff pour tout accès. L’absence du Bracelet/Badge ou le refus de le présenter peut vous empêcher d’accéder à l’évènement ou à une des activités. 

 

2.3. Echanges, remboursement des Billets - Pass, Bracelets et Extras

 

Les Billets, Pass et Extras ne sont ni échangeables, ni modifiables. Si vous devez annuler votre présence à l'évènement, aucun remboursement ne sera possible. Aucune exception sauf autorisation écrite de Ultim Events.

 

Les Billets, Pass et Extras ne sont remboursables qu’en cas d’annulation de l’évènement. 

 

En cas d'annulation du spectacle, seul le prix du PASS et des Extras sera remboursé.

Les frais annexes tels que les frais de la billetterie, frais de déplacement ou d’hébergement ou tout autre frais de quelque nature que ce soit que vous avez pu engager ne vous seront pas remboursés par la société ULTIM EVENTS.

 

Le remboursement n'interviendra qu'en faveur de l'acquéreur initial. 

 

Leur revente est interdite sauf autorisation préalable de Ultim Events. Le PASS et les Extras ne pourront être revendus à un prix supérieur à leur prix d’acquisition. 

 

ARTICLE 3 - Conditions de paiement

Le prix est payable comptant, en totalité au jour de la confirmation de votre commande, selon les modalités suivantes :

 

-Cartes bancaires : Le paiement par carte bancaire s’effectue via le site de la billetterie en ligne CITYVENT, enregistré auprès de l’Orias en tant que mandataire exclusif en opération de banque et service de paiement et certifié HTTPS. Toutes les données bancaires saisies sont cryptées et protégées, et font l'objet d'un traitement sécurisé par la billetterie en ligne. Les paiements sont soumis au 3D Secure, nécessitant une authentification de votre banque afin de valider le paiement. Vos données bancaires ne sont ni consultées, ni stockées par la société ULTIM EVENTS.

 

- Virement bancaire sur le compte de la société ULTIM EVENTS. 

Sous réserve d’accord préalable de la société ULTIM EVENTS, le prix peut être réglé en plusieurs échéances par virement (pour le VIP ou tout PASS qui autorise le paiement en plusieurs fois). AUCUN remboursement ne sera fait si vous ne procédez pas au paiement complet de votre PASS, pour quelque motif qui soit. 

 

La commande de PASS et d’Extras ne sera considérée comme définitive qu'après encaissement effectif de l’intégralité du prix et des frais de la billetterie en ligne.

 

A défaut de paiement desdites sommes, la société ULTIM EVENTS ne sera pas tenue de procéder à la délivrance des PASS commandés.

 

Aucun frais supplémentaire ne sera facturé, hormis les frais de la billetterie en ligne susvisés.

 

Les frais de déplacement, d’hébergement que vous seriez amenés à engager pour vous rendre à l’évènement sont à votre charge. 

 

 

ARTICLE 4 –Absence de droit de rétractation

 

Conformément aux dispositions de l’article L 221-28 du Code de la Consommation, vous ne disposez pas du droit de rétractation, s’agissant de prestations de services relatives à des activités de loisirs qui doivent être fournis à une date ou à une période déterminée.

 
Le contrat est donc conclu de façon définitive dès la passation de la commande selon les modalités précisées aux présentes Conditions générales de Vente.

 

 

Article 5 – Accueil des personnes mineures lors de l’évènement

 

  • 16 ans + : Les personnes mineures de 16 ans et plus devront remplir l'autorisation parentale "+16 ans" et présenter une copie de la pièce d'identité du responsable légal.

 

  • 14-16 ans : Les personnes mineures entre 14 et 16 ans doivent être accompagnés d’une personne adulte responsable ayant également un Pass et remplir l'autorisation "14-16 ans", présenter une copie de la pièce d'identité du responsable légal et de l'accompagnant (si personne différente du responsable légal).

  • - 14 ans : Les personnes mineures de moins de 14 ans doivent être accompagnés d'un membre adulte de leur famille ayant également un Pass et remplir l'autorisation "-14 ans" , présenter une copie de la pièce d'identité du responsable légal.

Toutes les autorisations sont disponibles ici.

 

  • Enfants de moins de 10 ans :  L’accès à l'évènement est gratuit pour les enfants de moins de 10 ans à condition qu'un participant membre de la famille soit présent. L'enfant pourra vous accompagner sur certaines activités comme par exemple poser sur vos photos duo, trio ou photo de groupe, mais pour les photos individuelles, autographes, soirée ; l'enfant devra avoir ses propres extras. 

ARTICLE 6 : Droits à l'image 

 

Vous êtes informés que la société ULTIM EVENTS pourra être amenée à prendre des photographies ou des enregistrements durant l’évènement, sur lesquels vous pourrez être identifiable.

 

Vous autorisez, en assistant à l’évènement, que votre image apparaisse sur des photos ou des enregistrements vidéo que Ultim Events pourrait utiliser à des fins publicitaires ou commerciales dans le cadre de la promotion de son activité (sites web, pages professionnelles sur des réseaux sociaux, publicités, exposition, à titre non exhaustif).

 

Vous déclarez être majeur et disposer de toute capacité et de tous pouvoirs pour conférer ladite autorisation.

 

Les représentants légaux achetant les PASS au profit de leurs enfants mineurs déclarent être majeurs et autoriser la prise de vues sur leur(s) enfant(s) mineur(s), par l’acceptation des présentes conditions générales de vente et la signature de l’autorisation parentale. Dans le cas où un seul parent signe l’autorisation parentale, il atteste que l'autre parent ne s'oppose pas à la prise de vues, ni à l'exploitation des images réalisées lors de l’évènement.

 

 

 ARTICLE 7 – Déroulement de l’évènement

 

7.1. Attribution des places :

 

Une place et rangée vous sont attribuées. Vous pouvez échanger vos places mais uniquement dans la même catégorie et même rangée et avec l'autorisation du participant dont la place a été attribuée.

 

7.2. Appareils photos :

 

Les appareils photos sont autorisés pendant l’événement si vous respectez les conditions suivantes :

 

• Temps de prises de vues autorisé

• Utilisation uniquement d’appareils photos numérique compact.

• L’utilisation des flashes n’est autorisée que pendant les 5 premières minutes des panels

• Interdiction d’utiliser des appareils photos avec objectif supérieur à 18-55mm

7.3. Photos et vidéos :

 

Il est strictement interdit de procéder à des enregistrements vidéo/audio pendant les Q&A et durant toute autre activité faisant partie de la convention.

 

Il est strictement interdit de prendre des photos et enregistrements vidéo pendant les autographes et les photoshoots (y compris à l’aide de téléphone portables, caméra, etc…) ainsi que pendant les meeting-rooms, soirée cocktail, sous peine d’un renvoi immédiat sans remboursement.

7.4. Autographes et Photoshoots :

 

Un planning est fourni aux participants avant l’évènement, et des annonces sont faites tout le long de l’évènement. Ultim Events se dégage de toute responsabilité concernant la non-réalisation d’un autographe ou d’un photoshoot ou tout autre extra si le participant ne se présente pas au moment où il est appelé pour les faire.

 

Ultim Events n'est pas responsable du résultat du photoshoot (yeux fermés...) Nous vous rappelons que ces extras sont en quantité limitée.

 

ARTICLE 8 – Modification de l’évènement

 

Le planning du salon peut être modifié à tout moment ou subir des annulations. 

 

Ultim Events se réserve le droit d’apporter toute modification à l’évènement en raison de circonstances imprévues et inévitables.

 

La venue des invités n’est pas contractuelle. Si tout évènement indépendant de notre volonté obligeait un ou plusieurs invités à annuler leur présence, cette absence ne serait pas un motif de remboursement du PASS. 

 

Nous mettrons tout en œuvre pour le(s) remplacer par un ou des nouveaux invités. Les extras achetés seront remplacés par ceux avec l'acteur de votre choix, et les choix inclus dans les PASS seront remplacés par le nouvel invité. L’organisme peut choisir de rembourser les fans pour ce ticket si cela n’impacte pas l’ensemble de l’évènement.

Ultim Events se réserve le droit de modifier la date et le lieu de l’évènement pour obtenir un maximum d’invités présents. 

Les billets seront automatiquement reportés à la nouvelle date annoncée.

 

En cas de report ou de changement du lieu de l'événement, Ultim Events ne remboursera pas les PASS et Extras, ni les frais engagés, tels que les frais de la billetterie, frais de déplacement ou d’hébergement ou tout autre frais de quelque nature que ce soit que vous avez pu engager.

 

ARTICLE 9 – Incidents lors de l’évènement

 

ULTIM EVENTS met en œuvre tous moyens afin de garantir une sécurité minimum durant l’évènement, par la présence de services de sécurité.

 

ULTIM EVENTS et le propriétaire des lieux loués pour accueillir l’évènement ne peuvent être tenus responsables de toutes pertes, blessures ou dommages subis par un participant lors du salon. 

 

ULTIM EVENTS ne saurait être tenu responsable d’un incident survenu durant l’évènement. 

 

 

ARTICLE 10 - Comportements abusifs des participants

 

En cas d’agression physique ou verbale, de propos trop expressifs, insultants, dénigrants ou menaçants envers l’équipe, le staff, les invités, ou les autres participants même AVANT l’évènement, ou de non-respect des règles de sécurité ou de mise en danger d’autrui sur les lieux de l’évènement, Ultim Events se donne le droit de refuser l’accès à l’évènement ou de renvoyer immédiatement un participant sans remboursement de l’évènement et/ou d’interdire l’accès définitif à ses évènements.

 

​ARTICLE 11 - Protection des données personnelles

 

Les données nominatives à caractère personnel qui vous sont demandées font l’objet d’un traitement informatique par la société ULTIM EVENTS.

 

L’utilisation des données à caractère personnel recueillies est exclusivement destiné et est strictement limité à la prise de commande, au traitement de la commande, à l'établissement des factures, à l’édition des PASS et à la gestion de la relation client.

 

Les informations demandées ont un caractère obligatoire et le refus de communication entraine l’impossibilité de traiter la commande.

 

Ces données ne seront pas transférées vers un Etat non membre de l’Union Européenne.

 

Les destinataires des données personnelles peuvent être, de manière exhaustive :

- La société LAKOOZ, propriétaire et exploitante du site internet CITYVENT, gestionnaire de la billetterie en ligne,

- Les prestataires ou sous-traitants auxquels la société LAKOOZ confie des fonctions opérationnelles, des services ou la réalisation d’enquêtes et de statistiques,

- La société S-Money, filiale du groupe BPCE qui assure la gestion et le contrôle de tous les flux financiers du site www.cityvent.com.

- Les autorités judiciaires, financières ou d’autres organismes gouvernementaux.

 

Lesdits prestataires peuvent avoir accès à tout ou partie de vos données de manière sécurisée dans le strict cadre de l’exécution de leur prestation.

 

La société ULTIM EVENTS et la société LAKOOZ prennent toutes mesures nécessaires pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos données, seules les personnes habilitées en raison de leur activité au sein des services compétents ont accès à vos données dans la limite de leurs habilitations.

 

Les données personnelles recueillies ne sont ni cédées ni vendues à des tiers.

 

Le responsable du traitement des données est Madame Donia SALAH, dont les coordonnées sont : donia@ultimevents.com


Les données collectées seront conservées dans le cadre de la finalité du traitement ci-dessus définie, jusqu’à la tenue de l’évènement, puis, dans le respect des obligations légales et réglementaires, pendant les durées suivantes :

 

  • Gestion des services de la société ULTIM EVENTS et de la société LAKOOZ : 5 ans à compter de la dernière utilisation du service

  • Gestion de la relation client : 3 ans à compter de la tenue de l’évènement

  • Cookies : 13 mois maximum à compter de la tenue de l’évènement

 

Vous disposez, conformément aux réglementations nationales et européennes en vigueur, d'un droit d'accès permanent, de modification, de rectification, d'opposition, d’effacement, de portabilité et de limitation du traitement s'agissant des informations vous concernant.


Ce droit peut être exercé auprès de la société ULTIM EVENTS, par courriel ou courrier postal.

 

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles ou retirer votre consentement au traitement de vos données personnelles et ceci à tout moment en écrivant à la société ULTIM EVENTS par courriel ou courrier postal.

 

Ces droits peuvent également être exercés auprès de la société LAKOOZ. La notice d’information sur la protection des données personnelles recueillies par la société LAKOOZ est accessible sur le site www.lepotcommun.fr/politique-de-confidentialite.

 

 

ARTICLE 12 - Propriété intellectuelle

 

Le contenu du site internet est la propriété de la société ULTIM EVENTS et de ses partenaires et est protégé par les lois françaises et internationales relatives à la propriété intellectuelle.


Toute reproduction totale ou partielle de ce contenu est strictement interdite et est susceptible de constituer un délit de contrefaçon.

 

ARTICLE 13 – Imprévision

 

En cas de changement de circonstances imprévisibles lors de la conclusion du contrat, conformément aux dispositions de l'article 1195 du Code civil, la Partie qui n'a pas accepté d'assumer un risque d'exécution excessivement onéreuse peut demander une renégociation du contrat à son cocontractant.

 

ARTICLE 14 - Force majeure

 

Les Parties ne pourront être tenues pour responsables, ni rompre leur engagement, si la non-exécution ou le retard dans l'exécution de l'une quelconque de leurs obligations, telles que décrites dans les présentes, découle d'un cas de force majeure, au sens de l'article 1218 du Code civil.

 

On entend par cas de force majeure tout événement échappant au contrôle du débiteur, qui ne pouvait être raisonnablement prévu lors de la conclusion du contrat et dont les effets ne peuvent être évités par des mesures appropriées, lequel évènement empêche l'exécution de son obligation par le débiteur. Sera également assimilé à un cas de force majeure l’interdiction d’accueil du public décidée par les autorités gouvernementales pendant une période déterminée pour des raisons sanitaires.

 

Si la société ULTIM EVENTS est contrainte de reporter un évènement en raison d’un cas de force majeure, l’évènement sera reporté à une date ultérieure et les billets seront automatiquement reportés à la nouvelle date annoncée, sans donner lieu à un remboursement. Si vous ne pouvez assister à la convention à cette date, vous serez invité à nous contacter. 

 

Dans le cas où le salon est annulé dans sa totalité les billets seront remboursés.

 

ARTICLE 15 - Droit applicable – Langue

 

Les présentes Conditions générales de vente et les opérations qui en découlent sont régies par le droit français.


Elles sont rédigées en langue française. Dans le cas où elles seraient traduites en une ou plusieurs langues, seul le texte français ferait foi en cas de litige.

 

 

ARTICLE 16 – Médiation

 

16. 1. Réclamation préalable 

 

En cas de litige, vous devez vous adresser en priorité à notre service clientèle par courrier électronique (contact@ultimevents.com) ou postal (adresse : 1, rue des marronniers, 95870 BEZONS).

 

16. 2. Demande de médiation 

 

En cas d'échec de la demande de réclamation auprès du service clientèle ou en l'absence de réponse de ce service dans un délai de deux mois, vous pouvez soumettre le différend relatif à votre commande ou aux présentes Conditions Générales de Vente au médiateur de la fédération du commerce et de l’industrie qui tentera, en toute indépendance et impartialité, de rapprocher les parties en vue d'aboutir à une solution amiable.

 

Pour présenter votre demande de médiation, vous disposez d'un formulaire de réclamation accessible sur le site du médiateur.

 

Les parties au contrat restent libres d'accepter ou de refuser le recours à la médiation ainsi que, en cas de recours à la médiation, d'accepter ou de refuser la solution proposée par le médiateur.

 

ARTICLE 17 – Litiges

 

A défaut d’accord amiable, tous les litiges auxquels les présentes conditions générales de vente pourraient donner lieu, concernant tant leur validité, leur interprétation, leur exécution, leur résiliation, leurs conséquences et leurs suites seront soumis aux tribunaux compétents dans les conditions de droit commun.

 

ARTICLE 18 - Information précontractuelle - Acceptation du Client

 

Vous avez eu communication, préalablement à la passation de votre commande et à la conclusion du contrat, d'une manière lisible et compréhensible, des présentes Conditions Générales de Vente et de toutes les informations listées à l'article L. 221-5 du Code de la consommation, et notamment les informations suivantes :

 

- les caractéristiques essentielles de l’évènement ; 

-  le prix de PASS et des services annexes ;

-  la date et le lieu de l’évènement ;

-  les informations relatives à l'identité de la société ULTIM EVENTS, à ses coordonnées postales, téléphoniques et électroniques, 

-  la possibilité de recourir à une médiation conventionnelle en cas de litige ;

-  l’absence de droit de rétractation, et les autres conditions contractuelles importantes ;

-  les moyens de paiement acceptés

 

Le fait pour une personne physique ou morale, de commander sur le site Internet emporte adhésion et acceptation pleine et entière des présentes Conditions Générales de Vente et obligation au paiement des PASS et Extras commandés, ce que vous reconnaissez expressément.

 

N'hésitez pas à nous contacter en cas de problème ou de question, nous ferons en sorte de vous répondre au plus vite.

contact@ultimevents.com